Egyéni listák használata, speciális rendezés és szűrés
Rendezés egyéni lista alapján, szűrés összetett feltételekkel.

Amikor egy cellába egy olyan értéket gépelünk be, ami az Excel valamelyik listájának egy eleme, akkor a program azt a soron következő elemmel folytatja. Ilyen sorozatot alkotnak a hét napjai vagy a hónapok, ezeket már ismerjük. Készíthetünk akár egyéni sorozatokat is, amelyek ugyanúgy viselkednek, mint a beépített listák.

Nyissuk ki a Vizsgázók nevű munkafüzetet!

A táblázat már ismerős lehet, egy-két plusz információt tárolunk még a vizsgázókról (Vizsga hónapja, Vizsga szintje).

A táblázatot a vizsga szintje alapján szeretnénk majd sorba rendezni, ehhez viszont szükségünk van egy olyan egyéni listára, amely a szinteket a megfelelő sorrendben tartalmazza: alap, közép, haladó mester.

Készítsük el az egyéni listát! Ehhez a Fájl menüből válasszuk a Beállítások parancsot! A megjelenő panelen lépjünk a Speciális részre!

Gördüljünk egy kicsit lejjebb a panelen és kattintsunk az Egyéni listák szerkesztése gombra! Itt láthatjuk az Excel beépített listáit és itt tudunk újabbak is létrehozni.

Az új lista létrehozásához jelöljük ki bal oldalon felül az Új lista opciót és jobb oldalra gépeljük be az egyes listaelemeket egymás alá Enterrel elválasztva.

Ha készen vagyunk, akkor kattintsunk a Hozzáadás gombra, ennek hatására a lista átkerül a bal oldalra a többi alá.

Ha valamit elrontottunk vagy már nincs szükség a listára, akkor a Törlés gombbal tudjuk eltávolítani. Az elkészített sorozat globális beállítás, tehát nem kötődik a munkafüzethez. Ha az Excel programot elindítjuk, akkor a lista bármikor, bárhol használható.

Ha a lista sok elemből áll, és ezek az elemek szerepelnek valahol a munkafüzetben begépelve, akkor az alapján is létrehozhatjuk a sorozatot. Ilyenkor használjuk a panel alján lévő mezőt. Ha kijelöltük a megfelelő cellatartományt, akkor kattintsunk a Beolvasás gombra!

Ha készen vagyunk a listával, érvényesítsük a beállításokat és próbáljuk ki a listát! Szúrjunk be egy új munkalapot a munkafüzetbe és egy tetszőleges cellába gépeljük be az egyik elemet, például: közép!

Ha ezt az értéket a sarkánál fogva elkezdjük "húzni", akkor az Excel mindig a soron következő listaelemmel folytatja a sorozatot pont úgy, ahogy a beépített sorozatok esetén is.

Az egyéni listák alapján rendezhetjük is a táblázatokat. A Vizsgázók munkalapon szereplő táblázatot rendezzük sorba a vizsga szintje alapján úgy, hogy az alap legyen az első, ezt kövesse a közép, majd a haladó, végül a mester. Ezen belül a vizsgázók név szerinti ábécé sorrendben legyenek.

Jelöljük ki a táblázatot és hívjuk elő a Rendezés panelt (Adatok lap, Rendezés és szűrés csoport, Rendezés gomb)!

A Rendezés legördülő listából válasszuk ki a Vizsga szintje oszlopot, ez lesz az elsődleges rendezési szempont. A Rendezés alapja a cellában szereplő érték, ez rendben van. A Sorrendnél viszont válasszuk az Egyéni lista opciót!

Ennek hatására megjelenik az Egyéni listák panel, ahol ki kell választanunk a szükséges sorozatot. Ezután egyszerűen kattintsunk az OK gombra!

A másodlagos rendezési szempontot a szokásos módon állíthatjuk be. Kattintsunk az Újabb szint gombra, az Azután legördülő listából válasszuk ki a Nevet, a sorrend pedig rendben van.

Az Excel szűrő funkcióját már ismerjük, gyakran használjuk munkánk során. A szűrőgombok segítségével sokféle feltételt be tudunk állítani egyszerre akár több oszlopra is.

Bemelegítésként szűrjük ki a táblázatból azokat a vizsgázókat, akik mind a három nyelvből elérték a 70 pontot. Ehhez először is kapcsoljuk be a Szűrőt!

Ezután a nyelveknél található legördülő listák segítségével állítsuk be a feltételeket! Kezdjük az angollal!

A Számszűrők közül válasszuk a Nagyobb vagy egyenlő opciót és a megjelenő panelen írjuk be a 70-et a megfelelő mezőbe!

Ugyanezt állítsuk be a másik két nyelv esetén is!

A beállított feltételeknek csak 2 sor felel meg, tehát két olyan vizsgázó van, aki mind a három nyelvből egyszerre elérte a 70 pontot.

Az AutoSzűrő használatával csak olyan feltételeket tudunk beállítani az egyes oszlopokra, amelyek között logikai ÉS kapcsolat áll fenn.

De mi a helyzet akkor, ha az lenne a feladatunk, hogy kiszűrjük azokat a vizsgázókat, akik a három nyelv közül legalább az egyikből elérték a 70 pontot. Tehát nem kell, hogy a feltételek egyszerre teljesüljenek. Már akkor is szeretnénk látni az adott vizsgázót, ha vagy angolból, vagy németből vagy franciából elérte a  70-et.

Ezekben az esetekben az egyszerű szűrő nem segít, más módszert kell alkalmaznunk. Ez a módszer a Speciális vagy más néven Irányított szűrő lesz.

Szüntessük meg az előbb beállított szű­rő­fel­té­te­le­ket és kapcsoljuk is ki az AutoSzűrőt! Az Irányított szűrő használatához először is szükségünk van egy kis segédtáblázatra, ebbe fogjuk felvenni a feltételeket. Másoljuk le az eredeti táblázat feliratait és illesszük be mondjuk a 24. sorba!

A feltételeket a megfelelő feliratok alá kell bevinnünk. A lényeg az, hogy azok között a feltételek között, amelyeket egymás mellé írunk, ÉS kapcsolat van, amelyeket pedig külön sorba írunk, azok között VAGY kapcsolat van.

Ugyanilyen segédtáblázatokat alkalmaztunk az adatbázis függvények használatához.

Tehát az első feltételt az Angol felirat alá gépeljük be. Ugyanez a feltétel kell a másik két nyelvhez is, csak mindig egy következő sorba, így lesz a feltételek között VAGY kapcsolat.

Ez így már rendben is lenne. Egészítsük ki még azzal a feladatot, hogy csak lány vizsgázók je­len­je­nek meg. Ehhez egyszerűen a meglévő feltételek mellé a nemhez írjuk be a 2-est. Tehát a szűrés során azok a vizsgázók jelennek majd meg, akiknek a neme 2-es ÉS angolból legalább 70 pontot értek el, VAGY akiknek a neme 2-es ÉS németből legalább 70 pontot értek el, VAGY akiknek a neme 2-es ÉS franciából legalább 70 pontot értek el.

Következhet maga a szűrés! Kattintsunk az Adatok lapon a Speciális gombra!

Ennek hatására megjelenik az Irányított szűrés panel, itt kell megadnunk azt a tartományt, amit szűrünk és azt is, ami a feltételeket tartalmazza.

Tehát a Listatartomány maga az eredeti táblázat, ezt általában az Excel magától kijelöli: $A$1:$K$21. A Szűrőtartomány a kis segédtáblázatunk, ami a feltételeket tartalmazza. Nem muszáj az egészet kijelölni, elég csak azt a részét, ami tényleg tartalmaz feltételt: Vizsgázók!$B$24:$G$27.

Már most is rákattinthatnánk az OK gombra, az Excel az eredeti táblázatot a feltételek alapján rögtön szűrné. De a Speciális szűrő segítségével megtehetjük azt is, hogy az eredeti táblázatot békén hagyjuk és a végeredményt máshová tesszük.

Válasszuk most ezt a módszert. Jelöljük be a panelen a Más helyre másolja opciót, ekkor a Hova másolja mező aktívvá válik. Ide jelöljük ki azt a cellát, ahová a végeredményt be szeretnénk illeszteni: Vizsgázók!$A$29. Végül kattintsunk az OK gombra!

A végeredmény mindig csak az aktív munkalapra kerülhet. Ha a szűrt táblázatot mégis egy másik munkalapra tennénk, akkor a panel előhívásakor a másik munkalapon álljunk, az legyen az aktív.

Nyissuk ki a Központok nevű munkafüzetet!

A táblázatban néhány budapesti központ adatait látjuk.

Első lépésben rendezzük a táblázatot kerületek szerinti sorrendbe. Ehhez készítsünk a kerületekből egy egyéni listát, a rendezést ez alapján végezzük el!

Szűrjük ki a táblázatból azokat a központokat, ahol legalább 10-en dolgoznak vagy minimum 90 a taglétszám. A végeredmény egy új munkalapra kerüljön!