2. Számformátumok beállítása
A táblázatba kerülő számértékek formátumát általában utólag állítjuk be. A leggyakrabban használt számformátumokat már ismerjük, nézzünk néhány speciális esetet.

A táblázatba kerülő számok formátumát utólag szoktuk beállítani, a számok után nem célszerű mértékegységet begépelni. A leggyakrabban használt szám­for­má­tu­mo­kat már ismerjük, ezek beállításához használhatjuk a Kezdőlap Szám csoportjában található gombokat, lenyíló listákat, illetve a Cellák formázása panelt.

Nyissuk ki a Számformátumok nevű munkafüzetet és nézzünk néhány új beállítást is!

Ebben a munkafüzetben két munkalap található, egyelőre dolgozzunk az elsőn! Itt különböző bank­a­u­to­ma­ták adatait látjuk, foglalkozzunk a D osz­lop­pal, ami a felvett összegeket tartalmazza. For­máz­zuk meg ezeket az értékeket pénznem for­má­tu­mú­ra! Ezt megtehetjük a Szám csoport Pénznem i­kon­já­val vagy a Cellák formázása panel segítségével.

A Pénznem gomb használatával valójában nem Pénznem, hanem Könyvelési formátumot állítunk be. Ez majdnem olyan, mint a pénznem, csak igazításbeli különbségek vannak.

Folytassuk az F oszlop értékeivel! Szintén pénznem formátumra lenne szükségünk, de úgy, hogy a negatív számok más színnel jelenjenek meg. Ezt csak a Cellák formázása panel segítségével tudjuk beállítani!

Válasszuk a Kategóriák közül a Pénznemet, állítsuk be a tizedesjegyek számát nullára, a pénznem az rendben van. A negatív értékek színét alul tudjuk kiválasztani. Jelöljük be az utolsó elemet, így a negatív értékek piros színnel a mínusz jellel együtt jelennek meg a cellában.

Ugyanezeket a beállításokat a Szám kategóriánál is megtaláljuk.

Előfordulhat, hogy olyan formátumra van szükségünk, amely a beépített számformátumok között nincs. Ilyenkor a számok formátumát ún. formátumkódokkal tudjuk meghatározni az Egyéni kategóriában.

Lépjünk át a Mértékegységek munkalapra és folytassuk ott a formázást!

A példatáblázat különböző termékeket tartalmaz, tároljuk a rendelt mennyiséget, az egységárat és a D oszlopban van a fizetendő összeg, ami az előző két érték szorzata. Első lépésben a mennyiségi értékek mellé tesszük oda a "kg" szót, mint mértékegység.

Jelöljük ki a cellákat és hívjuk elő a Cellák formázása panelt!

Minden számformátumnak megvan a maga kódja, amit az Egyéni kategóriát választva nézhetünk meg. Ha Általános (formázatlan) számokból indulunk ki, akkor a Formátumkódnál a "Normál" szöveget látjuk. Ez a kód jeleníti meg a számot úgy, ahogy van.

Ha egy egyszerű mértékegységet sze­ret­nénk be­ál­lí­ta­ni, akkor csak annyi a dolgunk, hogy a "Normál" szó után idézőjelek közé begépeljük a szükséges mér­ték­egy­sé­get: Normál" kg". Az idézőjelek közé beírt szövegrész fog formátumként a szám mellett megjelenni. A szóközt azért tettük oda, hogy a szám és a mértékegység között legyen némi távolság.

Térjünk rá a D oszlop értékeire. Ezeket úgy szeretnénk megformázni, hogy az ezres rész legyen elrejtve és helyette az "ezer Ft" szöveg jelenjen meg. Tehát például az első esetben az eredeti érték: 37500, és mi a következő formátumot szeretnénk: 37,50 ezer Ft.

Jelöljük ki a cellákat és hívjuk elő a Cellák formázása panelt! Lépjünk át az Egyéni kategóriára és töröljük ki a felkínált formátumkódot.

Először is állítsunk be két tizedesjegyet a számra, ehhez a formátumkód: 0,00.

Ezután jelenítsük meg úgy a számot, mintha el lenne osztva ezerrel. Ehhez a formátumkódot egy szóközzel folytatjuk. Minden beütött szóköz ezerrel oszt, vagyis három számjegyet elrejt a számból. Már csak a mértékegység hiányzik, ezt úgy oldjuk meg, mint az előző feladatban is:

0,00 " ezer Ft"

Készen is vagyunk! Ne felejtsük el, hogy ez csak formátum, a szám értékén nem változtat semmit. Mi magunk is meggyőződhetünk erről, ha kijelölünk egy formázott cellát és ránézünk a Szerkesztőlécre.

Lépjünk vissza a Bankautomaták munkalapra! Foglalkozzunk a H oszlopban szereplő dátumokkal.

Amikor dátumokat gépelünk a cellákba, azokat a területi beállításoknak megfelelően kell beírnunk. Ha nem így teszünk előfordulhat, hogy az Excel ezeket nem dátumként fogja kezelni. Ha minden rendben van, akkor a dátumot tartalmazó cellák formátuma automatikusan Dátum lesz.

Jelöljük ki a dátumértékeket tartalmazó cellákat és hívjuk elő a Cellák formázása panelt! Váltsunk át az Egyéni kategóriára! Mivel a kiinduló formátum dátum volt, a formátumkódnál a következőt látjuk: éééé.hh.nn. Értelemszerűen az é betű az évet jeleníti meg, a h a hónapot és az n a napot.

Először is tetszés szerint módosíthatjuk az év, a hónap és a nap sorrendjét és az elválasztójelet is. Nyugodtan kísérletezzünk, a végeredményt a panel tetején megjelenő Mintán követhetjük nyomon.

Az sem mindegy, hogy ezekből a betűkből hányat írunk be a kódba. A kódok jelentését az alábbi táblázat tartalmazza.

hh 11
hhh nov
hhhh  november 
nn 15
nnn K
nnnn kedd

Ezt figyelembe véve például a lenti kóddal ki tudjuk íratni a dátumok mellé, hogy milyen napra esik:

éééé.hh.nn nnnn

A dátumokhoz hasonlóan az időértékeket is tudjuk egyénileg formázni.

Jelöljük ki az I oszlop celláit és a Cellák formázása panelen válasszuk megint az Egyéni kategóriát! Hasonlóan tudjuk állítani az órát, a percet és a másodpercet úgy, mint a dátumok esetén is. Értelemszerűen használhatjuk az ó, a p és az m betűket.

Alapesetben az Excel a 24 órán túlcsorduló részt nem írja ki idő formátumban. Ha 1 napnál hosszabb időtartamot szeretnénk megjeleníteni órában, akkor a kö­vet­ke­ző­kép­pen módosítsuk a formátumkódot: [ó]:pp:mm.

A szögletes zárójel biztosítja, hogy a teljes időintervallum órában jelenjen meg.

Nem feltétlenül szükséges azonban ehhez egyéni formátumkódot használnunk. Az Idő kategóriában tudunk olyan típust választani, aminek eleve ez a funkciója.

A dátum- és időértékek kezelésére, az ezekkel való számításokra később még visszatérünk.

Ha valaki szeretne részletesen megismerkedni a különböző formátumkódokkal, akkor használhatja az Excel Súgóját is. A felső keresőmezőbe gépeljük be a "formátumkód" kulcsszót!

Válasszuk ki a felkínált lehetőségek közül a legideillőbb témát és nézzük mit kínál a Súgó!

Olvashatunk a formátumkódok létrehozásáról, az egyes kódszakaszokról, találunk egy csomó példát is, amit akár ki is próbálhatunk élesben.

Lejjebb táblázatban összeszedve találjuk meg az egyes kódok jelentését.

A beállított formátumokat, legyen az egyéni vagy bármilyen más formátum, át tudjuk másolni egyik celláról a másikra. Ehhez álljunk rá arra a cellára, aminek a for­má­tu­má­ra szükségünk van, kattintsunk a Formátummásoló gombra, majd jelöljük ki a célcellákat.

Ezt a műveletsort alapesetben egyszer tudjuk végigcsinálni. Ha az adott formátumot több, egymástól független cellatartományra szeretnénk rámásolni, akkor kattintsunk duplán a Formátummásoló gomb­ra! Ilyenkor a gomb bekapcsolva marad egészen addig, amíg vissza nem megyünk és ki nem kapcsoljuk.

(Ez egyébként nem csak az Excel programban működik így, hanem pl. a Wordben vagy a PowerPointban is.) Nem csak egy cella formátumát másolhatjuk le, hanem akár egy egész táblázatét is. Természetesen ilyenkor a céltartománynak is hasonló szerkezetűnek kell lennie.

A másik funkció, ami sokszor jól jöhet munka közben az a Formátum törlése opció a Kezdőlapon.

Ezzel a kijelölt cellák formátumát tudjuk egy mozdulattal eltávolítani. Ez egyrészt akkor hasznos, ha a nyers, formázatlan táblázatra van szükségünk, illetve gond lehet a megmaradt formátumokkal az adatok törlésekor is. (Mivel a Delete billentyűvel való törlés esetén csak az adat törlődik.)

Oldjuk meg a következő feladatokat a leckében tanult számformátum beállítások segítségével.

A D oszlop egységáraira állítsunk be könyvelési számformátumot a tizedesjegyek megjelenítése nélkül.

Az F oszlop értékeit lássuk el Ft végződéssel. A tizedesjegyek ne legyenek láthatóak, a negatív számok kapjanak negatív előjelet és piros színű kiemelést.

A G oszlop és a J1-es cella értéke százalékjellel ellátva jelenjen meg.

Állítsunk be egyéni formátumokat, a C oszlop értékei után jelenítsük meg a Ft/db egységet, az E oszlopban pedig a db szót.

Végül állítsuk be, hogy a dátumértékek után a dátumhoz tartozó konkrét nap is legyen kiírva, illetve az egyes részek közé a kötőjel kerüljön elválasztójelként!

A megoldást az alábbi videón tekintheti meg!